Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentówW dzisiejszych czasach zakładając firmę lub małe przedsiębiorstwo należy pamiętać o wielu sprawach. To już nie tylko formalności związane z wypełnianiem odpowiednich dokumentów. Nie wspominając już o analizie rynku, sporządzenie pakietów ofert i tym podobnych czynnościach, które każdy musi zrobić i zapewne bierze pod uwagę zakładając firmę.

Na rynku istnieje również wiele norm i rozwiązań technologicznych, o których nie wielu wie, a jeszcze mniej firm z nich korzysta. Zazwyczaj stanowią one spory wydatek i do ich wdrożenia jest potrzebna odpowiednia modernizacja firmy, jednak korzyści z nich płynące są nieporównywalnie większe i bardzo szybko się zwracają.

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów jest jedną z takich technologii. Jednym z systemów do tego przeznaczonych jest DMS, dzięki niemu można przesyłać dokumenty w obiegu wewnętrznym firmy jak i zewnętrznym. Dzięki niemu można nawet drogą elektroniczną opiniować i zatwierdzać umowy. System ten potrafi nawet sprawdzić dokumenty czy są zgodne z obowiązującymi normami. O zaletach takiego systemu chyba nie trzeba wiele mówić. Elektroniczne przechowywanie, katalogowanie oraz sporządzanie ważnych dokumentów staje się powszechnie obowiązującym standardem. Jednak wiele firm robi to ręcznie, tzn. korzysta z programów, które tego nie są wyspecjalizowane w tym kierunku i nie usprawniają tego procesu.

Normy i certyfikaty

Profesjonalne systemy jednak dużo kosztują, duże korporacje posiadaj nawet tego typu systemy robione na specjalne zamówienie, dostosowane do swoich wymagań. Następnym, często pomijanym, czynnikiem zapewniającym powodzenie firmy są normy i certyfikaty. W Polsce konsumenci jeszcze ich do końca nie znają i nie zwracają na nie uwagi. Jednak duże firmy oraz konsumenci na zachodzie biorą pod uwagę normy. Jednym z najpopularniejszych norm jest ISO 9001. Jest to międzynarodowy system zarządzania jakością, który dokładnie precyzuje jakie warunki powinna spełnić firma, która chce go posiadać. A należą do nich między innymi, ciągłe szkolenie czy zorientowanie firmy na klienta. Tak więc warto wybierać produkty oznaczone symbolem ISO 9001.

Zobacz też:

Dodaj komentarz